前言
由于团队的业务激增，加上我对啥都很感兴趣，设计通吃的我总是能接到一个又一个新项目，这也造就了我的设计工作一直处于多项目并行的状态。这些项目里有急有缓，有大有小，如何管理好这些项目，确保每个项目顺利执行并达到设计目标是我一直要思考和解决的问题。这或许在大公司比较少见（大家基本只负责1-2个项目），同事总这么调侃，但凡听说过的项目一定在想哥那里。而我则非常享受这种状态，加上大学时期做设计工作室的经历（经常在各种项目中和甲方斗智斗勇），我非常希望能总结下来一些方法应对，于是经过长时间摸索和向一些业界优秀的前辈学习，我逐渐形成了一套相对成熟的体系。趁着放假，我把这些体系和工作方法整理了出来，希望对设计管理和多线程工作感兴趣的朋友有所帮助。
首先我想先聊聊多项目并行的特点以便让我们有更清晰的认识，有人说不就是项目数量更多了吗，我个人认为他们的差异不仅仅体现在数量上，要知道数量的增加会带来一系列的变化，尤其是量变产生质变，项目数量达到一定程度一定是和单线程场景下有着更显著差别的，这就需要新的时间观念和新的工作方法，在我看来多线程场景有着以下特点：
更多变动
我们知道工作中每个项目都有相应的周期，可以分为短期项目，中期项目和长期项目，大部分项目都有相应的负责人或产品经理把控进度，无论周期多久，只要项目处于运行中，他们就会不断往前推进，而处于多项目并行状态下就意味着更多的变化，比如产品在不断的迭代过程中伴随部分功能的简化，新功能的增加，细节的调整等等。多项目就代表着不同的进度，需求，风格，工作方法等等。打个通俗的比方，就好比你养了很多不同品种的植物，他们的生长速度不同，花期不同，遇到的问题也不同，这就需要你留意他们不断产生的变化，及时的发现并解决问题。
更多组会
另一个显著区别就是更多的组会，这些组会的目的是将大家聚在一起跟进项目，修复现有的Bug，讨论新的需求，安排下一阶段的任务。通常白天我的日程被各种各样的会议塞的满满当当，白天进行设计展示与讨论，晚上进行设计迭代和更新。因为会议的成员和项目都不同，这就需要在会与会之间快速转变思绪，将会议记录存档好快速找到下一个会议的感觉，另外还需要想充分利用好会议上的时间，能完成的工作尽量在会议上完成，后面我会分享一些方法。
被会议塞满的白天
更多未知
如果你只接手1-2个项目，相对而言对于你即将需要处理的事情还是有比较明确的时间节点的，但当5个以上项目同时进行，你会发现未知大大增加了，出现了很多不可控的变量，你很难都清楚的了解某个项目是否会突然多出几个急迫的需求，如果没有预留时间的意识，或者没有把时间分配好，很可能会被突如其来的需求打乱计划，眼前就会变得一团糟。
写到这里你会发现，多项目并行之下，我们面临更多的挑战，如何应对这些挑战并有条不紊达成设计目标，这其实并不简单。我将从文件整理，信息管理术和时间管理三个方面分享一些方法。
文件整理术
文件夹整理
刚工作的时候一直被如何分类文件夹困扰，请教了很多前辈也尝试了很多方式，最终综合下来我又在多项目的场景下发展了一套整理方式。由于文件的命名需要考虑关键词快速检索，大家的搜索习惯不同，下面我以一个UX项目为例，文件命名仅供参考：
第一层级——项目总文件：
序号-类别-项目名（例如01-UX-Knight）
第二层级——需求文件夹：
序号-需求名 （例如01-LandingPage， 02-Documentation）
第三层级——过程文件夹：
0-Research（用于存放一些介绍性文档，通常为keynote或pages文件）
1-Idea （用于存放一些灵感图和参考图）
2-Engineering（用于存放设计工程文件）
3-Iteration （用于存放不同的迭代版本）
4-Material （用于存放一些自制或外部素材）
5-Delivery（用于存放最终交付的文件）
6-Other （用于存放项目过程中不需要分类的文件）
第四层级——内容文件：
对分类文件夹的细化，这里将序号和日期进行组合即可，因人而异。
文件管理结构参考
设计工程文件整理
工整地整理设计工程文件是一个有追求设计师的基操，针对多项目并行的场景，工程文件的整理更加重要。以Sketch工程文件为例，巧妙的利用页面和画板能够将不同层级的设计信息归类整理，并且可以将文件夹里的文件映射在工程文件，起到提高效率快速查找的作用，这里我以一个大型UX项目的汇总文件举例展示：
页面：
0-Research （存放调研过程中的材料）
1-Prototype （存放制作的原型，主要是各种交互跳转和流程图）
2-Overall （汇总所有的界面，按交互顺序摆放）
3-QA （存放一些讨论内容，会议记录和设计标注信息）
4-Archive （存放飞机稿和备选项）
5-Symbols （不解释，组建库）
图层和组建的命名比较复杂，有机会再整理分享。
Sketch画板的多样玩法
尽管以上这些方法能够有效的解决多项目并行中管理项目，检索文件等问题，但我还是想吐槽现有的系统文件管理方式太过于落后，我一直在设想一种适合设计师的文件检索与管理方式，形态类似一种3D可视化软件，将设计项目集成在一起，打算在以后的作品集里尝试尝试。
信息管理术
Eagle——灵感管理
以前一直是在灵感网站搜集一堆图片下载到本地文件夹，但这样有个弊端在于一张一张下载费时费力，下载后也难以检索和批量管理。有天突然想起买了很多年的Eagle一直没发挥什么用处，于是翻出来发现Eagle刚好提供了强大的灵感收集，管理和标注功能，瞬间爱了，从此我把项目和Eagle深度捆绑，无论是大型项目还是小的设计需求，我都推荐将灵感图片存在eagle上，以便创建一个个灵活又高质量的灵感集。
Eagle图片收集界面
Notion——知识管理
我一直认为工作最好的状态就是有输入有输出，不学习怎么行。要知道我们在做项目的时候必然需要学习新的技能和知识，做大量的笔记以方便回顾加深记忆，Notion就是我用来专门做知识管理的神器。借助Notion提供的极高自由度，我搞了一个专属知识库的结构并可以持续拓展。那Notion都记录什么呢？例如我在数据分析项目中需要为新功能异常点检测做一系列的体验设计，那我需要学习相关的背景知识来帮助设计执行，我会将这些笔记井井有条的整理在Notion中，在之后有需要的情况下快速调用。再比如我接手一个新项目需要使用新的设计工具，通过学习教程我也会将重点记录在Notion中，假设我很久用不到这个工具已经忘记了如何使用，通过查阅里面的笔记能快速帮我重新找回感觉。
拓展性极强的Notion知识库
ClickUp——任务管理
在发现ClickUp之前我尝试用OmniFocus，OmniPlan和Notion进行任务管理，但我总觉得他们的甘特图要么没有要么就是编辑性不够强。ClickUp刚好弥补了这个短板，并且提供了更强大的任务收集与管理功能，是多项目并行下的任务管理神器。通常我会先在ClickUp中创建工作区和项目文件夹，将任务收集到对应的项目清单中，并建立子任务进行任务拆解。再为这些任务进行分类和打标签，在适当的场景完成该完成的任务，各个击破，逐一打勾。另外作为一名ClickUp深度玩家，我还发现了他提供的无敌强大的功能——Goals，在这里你可以可视化这些项目的进度，因此我在进行收集任务的同时都会建立一个Goal，每次清空代办的时候看着目标上的进度百分之百，并伴随着喝彩的动画，总是满满的成就感。
利用ClickUp的Goals功能将项目进度可视化
Calendar——日程管理
很多人觉得用日历的主要作用是提醒自己还有什么会议，其实日历还有更多强大之处，充分利用好日历可以在多项目场景帮助你安排计划和分配时间，甚至监督事项的执行。这里我整理了几个使用日历的原则：
分类录入：不同的项目应该标记不同的颜色以便区分
全面具体：日历里应该事无巨细的录入任务的名字，所属项目，时间跨度等
保持一致：尽量使用同一个日历工具，以便查看所有事项是否存在时间冲突
认真对待：录入日历里的日程要以认真负责的对待，毕竟这可都是金贵的时间
分类后的Calendar
时间管理术
克服拖延
其实在这之前我的拖延症已经很多年了，感觉认识的大部分设计师或多或少都有一些，但这确实是一个非常不好的习惯，很多次教训都让我尝到了拖延症的恶果。我痛下决心要克服拖延症，虽然这需要抵制很多诱惑，过程充满艰辛，但我仍然劝大家早点迈出克服拖延的第一步，慢慢的形成绝不拖延的好习惯，你会发现一切都变得很美好。。
充分利用时间
想要从容地在各种项目中穿梭，你需要具有充分利用时间的意识。我经常在开会的时候打开设计工程文件直接和同事讨论，能在短时间内修改的的就当场修改，不要拖到会议结束后再修改。因为会议结束还有下一个会议，当一天下来的会议都结束了，再拿出会议记录出来你可能还要回想那些细节，万一没有改完整或想不起来就尴尬了。另外利用会议中的空档时间可以悄咪咪修改一波，通常我会在会议要结束的时候，宣布我已经改好了这些内容，请大家再确认一下，这样就可以会后集中注意力处理其他的需要深度思考的任务。
在白板上写写画画，及时确认
聪明的表达设计
《Articulating Design Decisions》书中提到向团队表达设计的重要性并给出了很多建议，我非常赞同沟通与表达的作用，作为设计师不应该在会议上一声不发，而是应该积极的参与讨论，表达你的设计思考和决策，这会大大促进项目的推进，你也会因此避免反复修改的麻烦中。另外会议的效率也非常重要，但有时候由于种种原因大家的思考和讨论会陷入停滞，这就需要一些方法引导大家思考。大多数时候只要涉及一些流程或图形，我会直接在白板上画出来和团队一起讨论，这是效率的飞升，一场会下来，通过集中的思考可以快速产生一致同意的结果，避免了会议结束你还要冥思苦想的想解决办法，再浪费下次会议的时间进行求证。
写在最后：回想过去的工作，大多数时候是在不同的设计项目中穿梭，最多的一次是去年10月，那段时间11个项目并行，硬核且充实。得益于多项目并行的工作状态，让我的设计内容不仅仅局限于特定的领域，而是涉及到机器学习，数据分析，供应链，编程教育，智能家居，工业制造等诸多听起来非常炫酷的领域。我非常感谢这些项目组负责人对我的信任，让我有足够的空间发挥创意，得以和不同的团队开展合作，尝试用设计方法帮助解决不同领域的问题。或许在未来我会有深耕某个领域的时候，但我想正是有了这些尝试才会让我的选择更加笃定。
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